1.             หนังสือราชการมีกี่ชนิด

 

                ก.    3  ชนิด                                                                           ข.   4  ชนิด

 

                ค.    5  ชนิด                                                                           ง.     6  ชนิด

 

ตอบ  ง.   ชนิดของหนังสือราชการ

 

1)    หนังสือภายนอก ใช้ในการติดต่อราชการทั่วไป

 

2)    หนังสือภายใน ใช้ในการติดต่อราชการภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน

 

3)    หนังสือประทับตรา ใช้ในการติดต่อราชการเฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

 

4)    หนังสือสั่งการ ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ ข้อบังคับ

 

5)    หนังสือประชาสัมพันธ์ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว

 

6)    หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นเอกสารของทางราชการ ได้แก่  หนังสือรับรองรายงานการ ประชุม บันทึก และหนังสืออื่น

 

2.             “หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ ใช้ติดต่อระหว่างส่วนราชการ .....” คือ หนังสือราชการชนิดใด

 

                ก.    หนังสือภายนอก                                                         ข.   หนังสือภายใน

 

        ค.    หนังสือประทับตรา                                                    ง.    หนังสือประชาสัมพันธ์

 

ตอบ  ก.   หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี ใช้กระดาษตราครุฑ เขียนเป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดที่มิใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก

 

3.             ข้อใด เรียงลำดับโครงสร้างของหนังสือภายนอกได้ถูกต้อง

 

                ก.    หัวหนังสือ-จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป-ท้ายหนังสือ   

 

                ข.   หัวหนังสือ-เหตุที่มีหนังสือไป-จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป-ท้ายหนังสือ

 

                ค.    หัวหนังสือ-เหตุที่มีหนังสือไป-ท้ายหนังสือ

 

                ง.    หัวหนังสือ-จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป-เหตุที่มีหนังสือไป-ท้ายหนังสือ

 

ตอบ  ข.   โครงสร้างหนังสือภายนอกที่ถูกต้อง

 

1)    หัวหนังสือ    2)  เหตุที่มีหนังสือไป      3)   จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป   4)  ท้ายหนังสือ

 

4.             “ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ”  อยู่ในส่วนใดในโครงสร้างหนังสือภายนอก

 

                ก.    หัวหนังสือ                                                                    ข.    เหตุที่มีหนังสือไป

 

                ค.    จุดประสงค์ที่มีหนังสือไป                                         ง.     ท้ายหนังสือ 

 

ตอบ  ก.   หัวหนังสือมีรายละเอียดดังนี้

 

-      ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำเจ้าของเรื่อง (ส่วนราชการหรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ ตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ) ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง

 

-      ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการที่เป็นเจ้าของหนังสือนั้น และโดยปกติให้ลงที่ตั้งด้วย (ส่วนราชการที่ลงในส่วนหัวหนังสือ เป็นส่วนราชการ “เจ้าของหนังสือ” แต่ส่วนราชการที่ลงในส่วนท้ายหนังสือ เป็นส่วนราชการ “เจ้าของเรื่อง” เช่น หนังสือของกรมที่ดิน กรมที่ดินเป็นเจ้าของหนังสือ ถ้าหนังสือนั้นจัดทำโดยกองการเจ้าหน้าที่ กองการเจ้าหน้าที่เป็นเจ้าของเรื่อง

 

-      วัน เดือน ปี  ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ. ที่ออกหนังสือ

 

-      เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความที่สั้นที่สุดของหนังสือนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม

 

-      คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ แล้วลงชื่อตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีหนังสือถึงตัวบุคคลโดยไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

 

-      อ้างถึง  ถ้ามีการอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน ที่ส่วนราชการผู้รับหนังสือได้รับมาก่อน ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันเดือนปี พ.ศ. ของหนังสือนั้น

 

-      สิ่งที่ส่งมาด้วย ถ้ามีสิ่งที่ส่งไปกับหนังสือนั้นด้วย ก็ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกัน ให้แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด

 

5.             หากมีสิ่งที่จะส่งไปกับหนังสือด้วย จะต้องลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารนั้นๆ ไว้ในหัวข้อใด

 

                ก.    คำขึ้นต้น                                                                       ข.    อ้างถึง

 

        ค.    สิ่งที่ส่งมาด้วย                                                              ง.    สำเนาส่ง

 

ตอบ  ค.   สิ่งที่ส่งมาด้วย ถ้ามีสิ่งที่จะส่งไปกับหนังสือนั้นด้วย ก็ให้ลงชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกัน ให้แจ้งว่าส่งไปโดยทางใด

 

6.             “เหตุที่มีหนังสือไป”  จะต้องเป็นข้อความกี่ตอนจึงจะถูกต้อง

 

                ก.    1  ตอน                                                                           ข.    2  ตอน

 

                ค.    3  ตอน                                                                           ง.    ถูกทุกข้อ

 

ตอบ  ง.   เหตุที่มีหนังสือไป คือ ข้อความที่ผู้มีหนังสือไปแจ้งเหตุที่ต้องมีหนังสือไปยังผู้รับหนังสือ        ซึ่งอาจเป็นข้อความตอนเดียว หรือ 2 ตอน หรือ 3 ตอนก็ได้

 

7.             โครงสร้างของหนังสือภายในมีลักษณะแตกต่างกับหนังสือภายนอกในส่วนใด

 

                ก.    คำขึ้นต้น                                                                       ข.   เรื่อง

 

        ค.    สิ่งที่ส่งมาด้วย                                                              ง.    คำลงท้าย

 

ตอบ  ง.    หนังสือภายใน โครงสร้างเช่นเดียวกับหนังสือภายนอก เว้นแต่

 

        1)    ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง    ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมาให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง พร้อมหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

 

        2)    คำลงท้าย หนังสือภายในไม่มีคำลงท้าย

 

8.             กรณีใดที่ไม่สามารถใช้หนังสือชนิดหนังสือประทับตราได้

 

                ก.    การขอรายละเอียดเพิ่มเติม

 

                ข.   หนังสือที่เป็นกรณีเรื่องสำคัญ

 

                ค.    หนังสือแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ

 

                ง.     การเตือนเรื่องค้าง

 

ตอบ  ข.   หนังสือประทับตราคือ หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบและลงชื่อย่อกำกับตรา  ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ หรือกับหน่วยงานที่ไม่ใช่ส่วนราชการ และกับบุคคลภายนอก แต่ใช้ได้เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ

 

9.             คำใด ไม่ใช้เป็นคำเริ่มต้นแจ้งเหตุที่มีหนังสือไป

 

                ก.    ด้วย                                                                                 ข.   เนื่องจาก

 

        ค.    อ้างถึง                                                                            ง.    อนุสนธิ

 

                ตอบ  ค.   คำเริ่มต้นแจ้งเหตุที่มีหนังสือไป จะเริ่มต้นด้วยคำใดคำหนึ่งใน 5 คำนี้ คือ

 

                -      ด้วย ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น

 

                -      เนื่องจาก ใช้ในกรณีที่เป็นเรื่องใหม่ ซึ่งไม่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือเกี่ยวกับเรื่องนั้น และต้องการอ้างเป็นเหตุอันหนักแน่นที่จำเป็นต้องมีหนังสือไป เพื่อให้ผู้รับดำเนินการอย่างใดอย่างหนึ่ง

 

                -      ตาม ตามที่ อนุสนธิ ใช้ในกรณีที่เคยมีเรื่องติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อน ระหว่างผู้มีหนังสือไปกับผู้รับหนังสือ ซึ่งจะอ้างเรื่องที่เคยติดต่อหรือรับรู้กันมาก่อนดังกล่าว โดยจะต้องมีคำว่า “นั้น” อยู่ท้ายตอนแรก และจะต้องมีข้อความซึ่งเป็นเหตุที่มีหนังสือไปอีกตอนหนึ่งเป็นอย่างน้อยเสมอ จะเขียนแจ้งเหตุที่มีหนังสือไปตอนเดียว แล้วเขียนจุดประสงค์ที่มีหนังสือไป (ที่เริ่มด้วยคำว่า “จึง”) ไม่ได้

 

10.          จุดมุ่งหมายของการเขียนชื่อเรื่องคืออะไร

 

                ก.    เพื่อรู้ใจความย่อของหนังสือ   ข.   เพื่อถูกต้องตามหลักการสากลของการหนังสือ       

 

              ค.      เพื่อสะดวกแก่การแยก เก็บ ค้น อ้างอิง                   ง.    ข้อ ก และ ค ถูก

 

ตอบ  ง.    การเขียนชื่อเรื่อง ต้องคำนึงถึงจุดมุ่งหมาย 2 ประการ คือ เพื่อให้ได้รู้ใจความที่ย่อสั้นที่สุดของหนังสือ และเพื่อให้สะดวกแก่การแยก เก็บ ค้น อ้างอิง ชื่อเรื่องที่ดีควรมีลักษณะดังนี้

 

1)    ย่อสั้นที่สุด ไม่ควรให้ยาวเกินกว่า 2 บรรทัด ยิ่งถ้าย่อให้ได้เพียงครึ่งบรรทัดยิ่งดี

 

2)    เป็นประโยคหรือวลี เพราะถ้าเป็นเพียงคำนามหรือคำกริยา จะไม่ได้ใจความ

 

3)    พอรู้ใจความว่าเป็นเรื่องอะไร เพราะผู้รับหนังสือย่อมอยากจะทราบในเบื้องต้นก่อนอ่านละเอียดทั้งฉบับว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร

 

4)    แยก เก็บ ค้น อ้างอิง ได้ง่าย เจ้าหน้าที่รับ-ส่งหนังสือ แยกเรื่อง ส่งหน่วยที่เกี่ยวข้องได้ถูกต้องโดยไม่ต้องอ่านละเอียดทั้งฉบับ สามารถเก็บเข้าหมวดหมู่หรือค้นตามประเภทเรื่องได้รวดเร็ว สะดวกในการอ้างอิง

 

5)    แยกความแตกต่างจากเรื่องอื่นได้