ถาม – ตอบ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

1. ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ( INFOMA : WebFlow ) คืออะไร

ตอบ   ระบบสารบรรณ บริหารการรับ-ส่งเอกสาร เวียนหนังสือ ลดการทำสำเนาเกินความจำเป็น สามารถติดตามงานได้ตั้งแต่เริ่มสร้างเอกสารจนถึงผู้ปฏิบัติงานและการสั่งการในแต่ละขั้นตอน

2. ความสามารถของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์  ได้แก่

ตอบ   1. รองรับการรับ-ส่งเอกสารในหน่วยงานที่ใช้ และไม่ใช้ระเบียบสำนักนายกว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

2. ลดเวลาและขั้นตอนการทำงานที่ซ้ำซ้อน
3. ลงทะเบียนรับ และส่งเอกสาร สามารถติดตามเอกสารและการทำสำเนา
4. รับ-ส่งเอกสารได้ตามโครงสร้างองค์กรของท่าน
5. ควบคุมการสำเนาเอกสาร
6. ระบบจัดการเอกสารที่มีระยะเวลาดำเนินงาน
7. ลดภาระงานฝ่ายสารบรรณในการออกเลขที่เอกสารส่งออกภายนอก ด้วยการออกเลขผ่านระบบ

24 ชม. โดยสามารถควบคุมการใช้เลขที่เอกสารได้ (Optional)

8. รับ-ส่งเอกสารได้รวดเร็ว
9. รองรับการปรับโครงสร้างองค์กร สามารถใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง
10. สามารถตรวจสอบการแก้ไขและลบเอกสารได้
11. พิมพ์รายงานหนังสือรับเข้า หนังสือส่งออก สมุดรับส่งเอกสาร รายงานตามประเภทเอกสาร
12. สร้างมาตรฐานการดำเนินงานเอกสารให้แก่องค์กร
13. ตัวอย่างการนำระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ไปใช้งาน

ตอบ   เอกสารรับเข้าจากภายนอก     บันทึก หรือหนังสือภายใน     หนังสือส่งออกภายนอก

4. การสำรวจความพร้อมในการใช้ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เบื้องต้น ต้องสำรวจความพร้อมด้านใดบ้าง

ตอบ   เจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน        เครื่องคอมพิวเตอร์      เครือข่าย

หากบางหน่วยงานไม่พร้อม สามารถเริ่มใช้ระบบเป็น phase แล้วค่อยขยายขอบเขตการใช้งานได้โดยไม่กระทบการทำงานของผู้ใช้ และโครงสร้างข้อมูลเดิม

ข้อแนะนำ  ควรมีสแกนเนอร์อย่างน้อย 1 เครื่อง โดยเฉพาะจุดรับเอกสารหลักจากภายนอก สำหรับสแกนเอกสาร และส่งเอกสาร

5. ความต้องการพื้นฐานของระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เบื้องต้น

ตอบ  เครื่องแม่ข่าย ทำการติดตั้งโปรแกรมภายใต้ Web Server ที่ติดตั้ง MS Windows NT 4.0, MS Windows 2000 Server โดยทำงานผ่านระบบ IIS (Internet Information Server) และติดตั้งระบบฐานข้อมูล (RDBMS) ได้แก่ MS SQL Server 7.0, MS SQL Server 2000 ผ่านมาตรฐาน ODBC และทำงานภายใต้มาตรฐานชนิด Active Server Pages (ASP) และติดตั้งระบบ INFOMA:WebServe

เครื่องลูกข่าย ทำการติดตั้งโปรแกรม Web Browser เพื่อใช้ในการใช้งานระบบ ได้แก่ MS Internet Explorer 5.0 ขึ้นไป และสามารถแสดงผลและเก็บข้อมูลที่รองรับ Font แบบ Unicode และใช้ภาษาไทยด้วย Code Page Window-874 หรือ TIS-620 สำหรับเครื่องที่ต้องการสแกนเอกสารนั้น ควรติดตั้งบน MS Windows 98, Me, 2000 เป็นต้น และใช้งานควบคู่กับ INFOMA:WebScan และ INFOMA:WebReport

6. “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า

ตอบ   การรับส่งข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือผ่านระบบสื่อสารด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

7. ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดงานได้อย่างไร

ตอบ   ในการลงรับเอกสารเรื่องหนึ่งๆ หากมีหน่วยงานที่ได้รับเรื่องเดียวกันนี้ 10 หน่วยงาน ธุรการทั้ง 10 แห่ง จะต้องลงทะเบียนรับเรื่องไว้ ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ที่ลงรับท่านแรกเท่านั้น เป็นผู้กรอกข้อมูล ซึ่งโดยมาก จะเป็นงานของธุรการกลาง ส่วนท่านอื่นๆ เมื่อได้รับเอกสารจากธุรการกลาง จะลงรับเอกสารในลักษณะเดียวกับการ check mail ซึ่งใช้เวลาเพียงไม่กี่วินาที ทั้งนี้ ในกรณีที่เอกสารจากภายนอก ไม่ผ่านธุรการกลาง ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ จะมีความสามารถในการตรวจสอบเรื่อง ทำให้ทราบว่าเรื่องเดียวกันนี้ มีผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเป็นหน่วยงานใดบ้างในการติดตามเรื่อง จากเดิมที่ทราบว่าเราส่งเรื่องต่อไปที่ใคร แล้วต้องโทรตามสอบถามไปเรื่อย ในระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผู้ใช้เพียง log in เข้าระบบและค้นหาเรื่อง จะสามารถติดตามได้เลยว่าเรื่องส่งไปถึงไหน และดำเนินการอย่างไรบ้างแล้ว ทั้งหมดนี้ สามารถดำเนินการเสร็จได้ในไม่กี่นาที

8. งานสารบรรณ จะเปลี่ยนจาก Book มาใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทำกันอย่างไร

ตอบ  เมื่อจะปรับเปลี่ยนระบบ เช่นจาก book (manual) เป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ ย่อมมีผลกระทบต่อพนักงานในองค์กรเป็นจำนวนมาก เนื่องจากการรับส่งเอกสาร จำเป็นต้องมีผู้ส่ง ผู้รับ ( และส่งเอกสารต่อ หรือ pass เอกสารไป) เหมือนการทำงานเป็นลูกโซ่ หลายๆท่านที่กำลังมองหาและต้องรับผิดชอบการขึ้นระบบอยู่ อาจนึกภาพการขึ้นระบบไม่ออก ว่าจะขึ้นระบบอย่างไรดี

ตัวอย่างการขึ้นระบบงาน

การขึ้นระบบอาจขึ้นแบบทั้งองค์กรพร้อมกัน หรืออาจขึ้นเป็น phase ทั้งสองแบบ จะมี D-day วันเริ่มใช้ระบบจริง โดยก่อน D-day จะมีการ training กันก่อน บางที่ ที่ขึ้นระบบพร้อมกันทั้งองค์กร จำนวน user มาก ก็มีการ train หลายรอบ บางที่ train นานถึงเดือน บางที่ ไม่กี่วัน โดยให้ผู้ทำงานจริง ( รับ- ส่งเอกสาร) มาเรียน และเปิดให้ทดลองเล่นกันได้ก่อนเริ่มใช้งานจริง เมื่อถึงวันที่นัด D-day กันแล้ว ก็จะ switch ไปที่ mode งานจริง และเริ่มรับ- ส่งเอกสารจริง โดยจะมีเจ้าหน้าที่ของเราคอยเดินดู support on site ตั้งแต่เปิดให้ทดลองใช้จนกระทั่งเริ่มใช้ระบบจนใช้งานเป็น

9. ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ INFOMA: WebFlow สามารถใช้งานได้ในหน่วยงานเอกชน ได้หรือไม่

ตอบ   สามารถใช้งานได้  พิสูจน์แล้วในหน่วยงานเอกชนหลายแห่ง เช่น
– บริษัท ทีทีแอนด์ที จำกัด (มหาชน) /TT&T ใช้ระบบงานนี้ส่งเรื่องถึงกันทั้งองค์กร ปัจจุบันมีผู้ใช้งานระบบประมาณ 800 Users Concurrent

– บริษัท ปรีดาปราโมทย์ จำกัด นำระบบ INFOMA ไปใช้ในการให้บริการ Call Center ให้บริการกับสถานีรถไฟ ทุกสถานีทั่วประเทศ เพื่อประสานงานให้บริการเหตุขัดข้อง ต่าง ๆ ในการออกตั๋วรถไฟด้วยระบบคอมพิวเตอร์ Online ทั่วประเทศ
หากองค์กรของท่านเป็นหน่วยงานการให้บริการ ต้องการติดตามผลการทำงานตั้งแต่จุดเริ่มต้น จนถึงสถานะปัจจุบันได้ทันที

10. ผู้ปฏิบัติงานสารบรรณส่วนใหญ่ ไม่สามารถใช้งานคอมพิวเตอร์ได้เลย จะสามารถดำเนินงานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ได้หรือไม่ หรือจะต้องเตรียมตัวอย่างไร

ตอบ    โดยส่วนมากแต่ละองค์กรจะมีเจ้าหน้าที่ธุรการ ที่มีอาวุโส และอาจไม่เคยใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ มาก่อน หากท่านเหล่านั้นไม่ถอดใจเสียก่อน และยินดีที่จะฝึกฝน ขอให้มีความสามารถพื้นฐาน คือ สามารถพิมพ์ดีดได้ แล้วให้ท่านเล่นเกมส์ไพ่ ในระบบWindows ซึ่งถือเป็นกุศโลบายอย่างหนึ่ง  เพื่อให้ใช้เมาส์ได้  เพราะระบบงาน INFOMA ใช้งานง่าย มีเมนูการใช้งาน เป็นภาษาไทยทั้งหมด